Jak zaplanować catering na konferencję, żeby nie zepsuł agendy

Catering, który psuje konferencję, prawie nigdy nie wynika ze złego smaku dania. Problemem jest zwykle timing: przerwa kawowa ustawiona w złym momencie, kolejka do bufetu zjadająca połowę przerwy, albo menu, które nie pasuje do charakteru spotkania. W Monicatering obsługujemy konferencje w Krakowie od lat i te same błędy wracają na kolejnych wydarzeniach, niezależnie od tego, czy organizuje je firma technologiczna czy uczelnia.

Co najczęściej psuje catering na konferencji

Największym błędem jest traktowanie jedzenia jako dodatku wstawionego gdzieś pomiędzy panelami, zamiast elementu samego harmonogramu. Kiedy przerwa kawowa nachodzi na rejestrację albo na czas potrzebny na przejście między salami, robi się kolejka, ludzie wracają spóźnieni, a prowadzący traci kontrolę nad czasem całego dnia.

Drugi częsty problem to menu skopiowane z innego wydarzenia bez sprawdzenia, kto właściwie przyjdzie. Konferencja branżowa z uczestnikami spędzającymi cały dzień na sali wymaga czegoś innego niż spotkanie networkingowe, na którym ludzie swobodnie krążą i rozmawiają. Zanim ustalimy menu w ramach cateringu eventowego, pytamy klienta o agendę minuta po minucie, nie tylko o liczbę osób.

Przerwa kawowa czy lunch, kiedy wystarczy jedno, a kiedy potrzeba obu

To zależy od długości wydarzenia i pory dnia, nie od sztywnej reguły. Konferencja poranna kończąca się przed południem często wystarczy z dobrze zaplanowaną przerwą kawową z przekąskami. Wydarzenie całodniowe bez lunchu kończy się natomiast tym, że uczestnicy po prostu wychodzą szukać jedzenia na mieście, zamiast wrócić na popołudniową część programu.

Jeśli konferencja trwa dłużej niż pięć, sześć godzin, lunch przestaje być opcją, a staje się częścią logistyki, która trzyma ludzi na miejscu. Warto też pomyśleć o krótkiej, lekkiej przerwie popołudniowej. Program kończący się późno męczy uczestników szybciej, niż zakładają organizatorzy.

Bufet, stacje tematyczne czy obsługa kelnerska

Wybór formy podania zależy od tego, czy uczestnicy siedzą na sali przez cały dzień, czy swobodnie się przemieszczają. Przy konferencjach z ciągłym programem sprawdza się bufet dostępny przez całą przerwę, bez kolejki w jednym punkcie, bo ludzie mają mało czasu i chcą wrócić na salę punktualnie.

Przy większych wydarzeniach firmowych, dla których przygotowujemy catering na konferencje w Krakowie, częściej sprawdza się pełna obsługa kelnerska, zwłaszcza jeśli w programie jest część networkingowa albo wieczorna. Kelner uzupełniający tace na bieżąco to różnica między eleganckim wydarzeniem a stołem, który wygląda pusto już po pierwszych dwudziestu minutach.

Jak jedzenie wpływa na odbiór całej konferencji

Uczestnicy rzadko pamiętają konkretne dania, ale bardzo dobrze pamiętają, czy czegoś zabrakło, czy trzeba było stać w kolejce, czy obsługa działała sprawnie. Catering, który działa bez zgrzytów, po prostu znika z pola uwagi, a to jest cel.

Jak mówi Monika Mazurek, właścicielka Monicatering: "Najlepszy komplement, jaki możemy usłyszeć po konferencji, to że nikt nie pamięta cateringu, bo nic nie zwróciło jego uwagi w złym sensie. Wtedy wiemy, że wszystko poszło tak, jak powinno."

Konferencje wielodniowe wymagają innego podejścia do menu

Przy wydarzeniach trwających dwa albo trzy dni menu musi się zmieniać, inaczej uczestnicy zaczynają narzekać już drugiego dnia, nawet jeśli jedzenie jest dobre. Powtarzalność męczy bardziej niż sama jakość dań.

Kraków to miasto, w którym takich wydarzeń jest naprawdę dużo. Kongresy i konferencje od lat stanowią dużą część krakowskiego rynku spotkań biznesowych, od dużych kongresów międzynarodowych w Centrum Kongresowym ICE Kraków po mniejsze konferencje w salach hotelowych i uczelnianych. Przy takiej skali rynku organizatorzy mają z czego wybierać, więc różnicowanie menu dzień po dniu to jeden z elementów, po którym łatwo poznać, czy firma cateringowa ma realne doświadczenie z takimi wydarzeniami, czy tylko powiela jeden szablon.

Diety i różnorodność uczestników to dziś standard

Kilka lat temu pytanie o wersję wegetariańską traktowano jako dodatek na wyraźne życzenie. Dziś organizator, który nie zapyta uczestników o diety, alergie czy nietolerancje, naraża się na sytuację, w której część sali zostaje bez jedzenia.

Nie ograniczamy się do jednej wegetariańskiej opcji na końcu stołu. Przy większych konferencjach pytamy z wyprzedzeniem o listę potrzeb i budujemy menu tak, żeby dania bezglutenowe czy wegańskie nie wyglądały jak coś dorzuconego na ostatnią chwilę.

Jak rozmawiać z firmą cateringową, żeby oferta faktycznie pasowała do agendy

Najwięcej błędów bierze się z tego, że organizator przesyła firmie cateringowej samą liczbę osób i datę, bez opisu programu dnia. Dobra firma powinna dopytać o godziny paneli, przerwy, charakter wydarzenia i to, czy wśród gości są osoby z konkretnymi wymaganiami żywieniowymi.

Jeśli Twoja konferencja ma coś nietypowego w programie, na przykład część wieczorną albo gości VIP wymagających osobnej obsługi, warto to zgłosić od razu, a nie doprecyzowywać tydzień przed wydarzeniem. Im więcej kontekstu dostaje firma cateringowa, tym mniej rzeczy trzeba improwizować w dniu konferencji.

Jeśli planujesz konferencję w Krakowie i chcesz mieć pewność, że catering będzie dopasowany do agendy, a nie odwrotnie, napisz do nas z opisem programu dnia. Odpiszemy z propozycją menu i wyceną dopasowaną do tego, jak faktycznie wygląda Twoje wydarzenie.